E-ticaret sitesi açan herkes bir noktada “faturayı nasıl keseceğiz?” sorusuna geliyor. Bu yazının ilk yarısında 2026 itibarıyla genel kuralları özetliyoruz, ikinci yarısında da işin bizim tarafımıza, yani sitenizdeki siparişin entegratörde faturaya dönüşmesine bakıyoruz.
Baştan söyleyelim: biz yazılım ekibiyiz, mali müşavir değiliz. Aşağıdaki bilgiler yayımlanmış tebliğlere dayanıyor ama sizin durumunuza ne uyduğunu mutlaka mali müşavirinizle teyit edin. Bu alanda kurallar neredeyse her yıl değişiyor.
Kısaca kurallar
E-fatura ve e-arşive geçiş sınırları. Genel sınır, yıllık brüt satış hasılatının 3 milyon TL’yi aşması. Kendi siteniz ya da pazaryerleri üzerinden internetten satış yapıyorsanız bu sınır 500 bin TL olarak uygulanıyor. Sınırı aştığınız yılın ertesi yılı 1 Temmuz’a kadar geçiş yapmanız gerekiyor. Yani 2025 cirosu sınırı geçtiyse geçiş tarihi 1 Temmuz 2026.
Kâğıt faturanın sonu. 589 sıra no’lu VUK Genel Tebliği ile bilanço esasına göre defter tutanlar 1 Ocak 2026’dan itibaren, e-fatura mükellefi olmayan alıcılara kestikleri faturaları tutardan bağımsız olarak e-arşiv düzenliyor. Basit usulde ve işletme hesabı esasında olanlar için 31 Aralık 2026’ya kadar vergiler dahil 3.000 TL’yi aşmayan faturalarda kâğıt hâlâ mümkün. 1 Ocak 2027’den itibaren ise tutar ne olursa olsun bütün faturalar elektronik olacak.
İnternet satışları. E-arşiv kapsamındaki bir satıcının internetten yaptığı satışlarda faturayı e-arşiv olarak düzenlemesi gerekiyor. Uygulamada bu şu demek: e-ticaret yapıyorsanız kâğıt fatura seçeneğini zaten unutun.
Bu kuralların her yıl sonunda yeniden ertelenip ertelenmeyeceği tartışılıyor. Kasım ve aralık aylarında Resmî Gazete’yi ya da mali müşavirinizin duyurularını takip etmekte fayda var.
Entegratör seçerken
E-arşiv ve e-fatura için GİB’in özel entegratör listesinde yer alan bir firmayla çalışıyorsunuz. Fiyatlar çoğunlukla kontör (fatura adedi) üzerinden. Bizim açımızdan önemli olan ise şunlar:
- Entegratörün belgelenmiş, güncel bir API’si var mı?
- Kullandığınız e-ticaret altyapısı veya muhasebe programı için hazır bir bağlantı sunuyor mu?
- Test ortamı var mı? Canlı ortamda deneme faturası kesip iptal etmek istemezsiniz.
- Fatura PDF’ine ve linkine programla erişilebiliyor mu? Pazaryerlerine fatura linki göndermek için gerekli.
- Bir fatura hata verdiğinde bunu size nasıl bildiriyor?
Paraşüt, Logo, Mikro gibi bir ön muhasebe ya da ERP programı kullanıyorsanız faturayı çoğu zaman doğrudan bu program kesiyor. O durumda e-ticaret sitesinin konuşması gereken taraf entegratör değil, muhasebe programı oluyor.
Siparişten faturaya: nerede hata çıkıyor?
Kâğıt üzerinde akış basit: sipariş gelir, ödeme onaylanır, fatura kesilir, müşteriye e-postayla gider. Pratikte sorunların çoğu ayrıntılarda çıkıyor.
Kimlik numarası. Bireysel müşteriye kesilen e-arşiv faturada TC kimlik numarası alanı var. Ödeme sayfasında bunu zorunlu tutmak dönüşümü düşürebiliyor. Müşterinin numarası alınmadığında uygulamada sıkça kullanılan çözüm, bu alana 11111111111 yazılması. Hangi durumda bunun uygun olduğunu mali müşavirinizle netleştirin.
Kurumsal müşteri. Müşteri “şirket adına fatura istiyorum” dediğinde vergi numarası ve vergi dairesini doğru alan bir ödeme formu gerekiyor. Alıcı e-fatura mükellefiyse faturanın e-arşiv değil e-fatura olarak gitmesi lazım. İyi bir entegrasyon, vergi numarasına bakıp bunu kendisi ayırt ediyor.
İndirim, kargo ve KDV. Kupon indirimi, ücretsiz kargo ve farklı KDV oranlarındaki ürünler aynı sepette olduğunda satır tutarlarının siparişle kuruşu kuruşuna tutması gerekiyor. Yuvarlama farkları en sık karşılaştığımız hatalardan biri.
İade ve iptal. Faturası kesilmiş bir siparişin iptali ya da iadesi ayrı bir süreç gerektiriyor. Bunun nasıl yapılacağını, kimin onaylayacağını ve sistemin bunu nereye kaydedeceğini baştan planlayın.
Pazaryeri siparişleri. Trendyol, Hepsiburada gibi pazaryerlerinden gelen siparişlerde faturayı kestikten sonra linkini ya da dosyasını pazaryerine iletmeniz gerekiyor. Bunu elle yapmak sipariş sayısı arttıkça sürdürülemez hale geliyor. Trendyol tarafını Trendyol API rehberimizde anlattık.
Ne zaman otomatikleştirmeli?
Günde birkaç sipariş alıyorsanız faturayı entegratörün panelinden elle kesmek idare edebilir. Sipariş sayısı arttığında ya da birden fazla kanaldan satış başladığında elle kesmek hem zaman alıyor hem de unutulan fatura riski doğuruyor. Biz genelde şu sırayla ilerlemeyi öneriyoruz: önce ödeme onaylanan siparişin otomatik faturalanması, sonra iade ve iptal akışı, en son da pazaryeri siparişlerinin aynı yapıya bağlanması.
Kullandığınız altyapı ve entegratöre göre neyin hazır olduğunu, neyin yazılması gerektiğini e-fatura, muhasebe ve ERP entegrasyonu sayfamızda bulabilir ya da doğrudan bize yazabilirsiniz.