Günde birkaç siparişte kargo firmasının paneline girip gönderiyi elle açmak sorun değil. Sipariş sayısı arttıkça iş değişiyor: takip numarasını siteye kopyalamak, müşteriye haber vermek, etiketi yazdırmak ve iadeleri takip etmek bir kişinin gününü yiyor. Bu yazıda kargo entegrasyonunu kurarken verilmesi gereken kararları ve en sık gördüğümüz hataları anlatıyoruz.
Doğrudan kargo firması mı, kargo entegratörü mü?
İki yol var. Birincisi, çalıştığınız kargo firmasıyla kendi anlaşmanızı yapıp sitenizi doğrudan o firmanın API’sine bağlamak. İkincisi, birden fazla kargo firmasını tek bir panel ve tek bir API üzerinden sunan bir kargo entegratörü kullanmak.
Doğrudan anlaşma, gönderi hacminiz belirli bir seviyeye geldiğinde fiyat pazarlığında elinizi güçlendirir ve arada ikinci bir aracı olmaz. Ama her firmanın API’si, etiket formatı ve durum kodları farklı; ikinci bir firma eklemek ikinci bir entegrasyon demek.
Entegratör ise özellikle yeni başlayanlar için pratik: tek bağlantıyla birden fazla firmaya erişirsiniz, bazen hacminiz küçükken bile uygun fiyat alabilirsiniz. Karşılığında bir bağımlılık daha eklemiş olursunuz ve sorun çıktığında muhatabınız iki taraf olur.
Kullandığınız e-ticaret altyapısında hangi firmanın ya da entegratörün hazır eklentisi olduğu da bu kararı etkiliyor.
Akış nasıl olmalı?
Bizim kurduğumuz yapılarda akış genelde şöyle:
- Sipariş ödemesi onaylanır ve hazırlanmaya alınır.
- Sipariş kargoya hazır işaretlendiğinde kargo firmasında gönderi kaydı otomatik açılır.
- Etiket oluşturulur ve depodan tek tıkla yazdırılır.
- Takip numarası siparişe yazılır, müşteriye e-posta ya da SMS ile gider.
- Kargo durumları (yola çıktı, dağıtımda, teslim edildi) belirli aralıklarla çekilip siparişe işlenir.
Gönderi kaydını sipariş gelir gelmez açmak cazip görünse de genelde iyi fikir değil. Sipariş iptal edilirse ya da ürün eksik çıkarsa açılmış gönderiyi iptal etmek ayrı bir iş çıkarıyor.
Desi hataları
Kargo ücreti çoğunlukla desiye, yani paketin hacmine ve ağırlığına göre hesaplanıyor. Sitede ürünlerin ölçü ve ağırlık bilgisi eksik ya da yanlışsa entegrasyon yanlış desiyle gönderi açıyor. Ay sonunda gelen kargo faturası beklediğinizden yüksek çıkıyor ya da kargo firması paketleri ayrıca ölçüp farkı yansıtıyor.
Ayrıca kargo firmaları desi hesabında farklı formüller kullanabiliyor. Birden fazla ürünün aynı pakete girdiği siparişlerde ürün desilerini toplamak da çoğu zaman gerçeği yansıtmıyor. Sık gönderilen ürün kombinasyonları için standart koli ölçüleri tanımlamak bu sorunu büyük ölçüde çözüyor.
Entegrasyondan önce ürün ölçülerini gözden geçirmek, en az entegrasyon kadar önemli.
Kapıda ödeme
Kapıda ödeme sunuyorsanız tahsil edilecek tutarın gönderiye doğru aktarılması gerekiyor. Kupon indirimi ya da kısmi ödeme olan siparişlerde bu tutarın yanlış gitmesi en can sıkıcı hatalardan biri, çünkü kurye müşteriden yanlış tutar istiyor. Kapıda ödeme ücretinin siparişe nasıl yansıyacağını da baştan netleştirin.
İadeler
İade süreci çoğu zaman sonradan düşünülüyor. Müşterinin iade talebinde bir iade kodu alması, ürünü bu kodla kargoya vermesi ve iadenin siparişe otomatik bağlanması, müşteri hizmetlerinin yükünü ciddi ölçüde azaltıyor. Bazı firmalar iade için ayrı bir anlaşma ya da ayrı bir müşteri numarası isteyebiliyor; bunu anlaşma aşamasında sormakta fayda var.
Birden fazla kargo firması
Ağır ve hacimli ürünler için bir firma, küçük paketler için başka bir firma kullanmak ya da bazı bölgelere başka bir firmayla göndermek mantıklı olabilir. Entegrasyon bu kuralları otomatik uygulayabiliyor. Yeter ki kurallar baştan net olsun ve istisnalar için elle değiştirme imkânı bırakılsın.
Fatura ile birlikte düşünün
Kargo ile e-arşiv fatura çoğu zaman aynı noktada buluşuyor: paket hazırlanırken faturanın da kesilmiş ve müşteriye gönderilmiş olması gerekiyor. Bu tarafı e-arşiv ve e-fatura rehberimizde anlattık.
Hangi kargo firmalarıyla nasıl çalıştığımızı kargo ve lojistik entegrasyonu sayfamızda bulabilir ya da bize yazabilirsiniz.